Clés organisationnelles

Objectif de cette boite à outils

Atteindre le niveau 4 sur le critère impératif "Objectif 3.6 : L’ESSMS définit et déploie sa stratégie de gestion du risque médicamenteux "

Rappel de la cotation proposée par le référentiel :

• 1 Le niveau attendu n’est pas du tout satisfaisant
• 2 Le niveau attendu n’est plutôt pas satisfaisant
• 3 Le niveau attendu est plutôt satisfaisant
• 4 Le niveau attendu est tout à fait satisfaisant
• * Le niveau atteint est optimisé (objectif ultime)

Que se passe t il si ce critère impératif n’est pas coté 4 ?

Pendant la visite d’évaluation

• Obligation de compléter un formulaire « critère impératif » généré dans Synae
• Des investigations complémentaires vont être menées par l’évaluateur. Les investigations conduites par l’intervenant se traduisent par des questions posées à la structure :
  • La gouvernance a-t-elle connaissance de la situation et des éléments ayant conduit à la cotation ?
  • La gouvernance a-t-elle analysé les causes de cette situation ?
  • La gouvernance a-t-elle déjà identifié la/les mesure(s) d’amélioration nécessaire(s) ?
  • Un plan d’action a-t-il été défini avec la désignation d’un pilote et la fixation d’échéances ? Les échéances sont-elles cohérentes au regard du risque généré ?
  • Des évaluations et/ou un suivi sont-ils prévus afin de s’assurer de l’efficacité des actions ?

A vous de jouer !

Autoévaluation : un prérequis indispensable

S'évaluer pour bien se préparer à la visite d’évaluation : cela permet de prouver que votre structure s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la qualité; en identifiant ses points forts et ses points faibles.

Deux grilles d'autoévaluation de la prise en charge médicamenteuse sont disposnibles

• Grille d'Autoévaluation "EHPAD"
• Grille d'Autoévaluation "Handicap"

Structurer les fondamentaux de la prise en charge médicamenteuse

1- Identifier des référents "Médicament" volontaires - constituer et réunir un comité "Prise en charge médicamenteuse (PECM)" - formaliser les liens avec le pharmacien d'officine

• Exemple de fiche de fonction du référent "Médicament"
• Charte de fonctionnement du comité PECM (OMéDIT Ile-de-France)
• Convention EHPAD-pharmacie d'officine
   

2- Communiquer en interne sur les enjeux de la sécurisation de la PECM et les risques d'erreurs médicamenteuses

• Outils sur les erreurs médicamenteuses
• Outils sur le circuit du médicament en EHPAD
• Outils sur le circuit du médicament en handicap
   

3- Schématiser la prise en charge médicamenteuse des résidents

• Guide qualité de la PECM en EHPAD
• Guide qualité de la PECM en handicap
• Guide qualité de la PECM ESSMS de la protection de l'enfance
• Schéma escargot (OMéDIT Ile-de-France)
• Procédure Prise en Charge Médicamenteuse (PECM) en ESSMS - Trame rédactionnelle (ARS et OMéDIT Ile-de-France, avril 2023)
   

4- Former et sensibiliser : circuit du médicament, erreurs médicamenteuses, gestion des riques, culture de déclaration

• Films d'analyse de scénario 

• Formations en présentiel, distanciel, e-learning :
  • Modules d'e-learning
  • Page "Formations"
     

 Gérer les risques a priori et a posteriori 

Mettre en place un système de déclaration des évènements indésirables (EI), les analyser et identifier des actions correctives

• Réaliser et valider une procédure de gestion des EI : exemple de protocole de gestion des EI en ESSMS
• Valider une charte d'incitation à la déclaration : exemple de charte (OMéDIT Ile-de-France)
• Mettre en oeuvre un système de déclaration des EI : exemple de fiche de déclaration d'un EI (OMéDIT Ile-de-France)
• Mettre en oeuvre une analyse des EI avec suivi de plan d'actions :
   
  • Formation OMéDIT Normandie "Gestion a posteriori des erreurs médicamenteuses"
     

  • Outil d’aide à l’analyse ACRES – Secteur Médico-Social – Qual’Va

  • Annexe échelles de gravité et vraisemblance – Matrice de criticité – Barrières – Qual’Va

  • Affiche Facteurs identifiés – Secteur Médico-Social – Qual’Va

  • Guide Analyse des EIAS – HAS/FORAP

  • Outil d’aide à l’analyse en secteur Sanitaire et Médico-Social – HAS

  • Fiche d'analyse d'un évènement indésirable (OMéDIT Ile-de-France)

  • Fiche 9 – Choisir les évènements et situations à risques à traiter – HAS

Outils et liens utiles

• Continuité de la prise en charge médicamenteuse :
  • Dossier de liaison d'urgence Domicile (DLU-Dom) destiné à d’optimiser la prise en charge en service d'urgence, des personnes âgées et des personnes en situations de handicap vivant à domicile (HAS)
  • Dossier de liaison d’urgence (DLU) – Outil organisation des parcours de soins en EHPAD (collaboration HAS et ANESM)
  • Avis du 21/12/2017 du Conseil national de l'ordre des médecins sur la retranscription des ordonnances
     
• Stupéfiants :
  • Conditions de prescription des médicaments stupéfiants et assimilés (Meddispar)
  • Règlementation relative à l'addictovigilance
     
• Solutions multidoses
  • Conservation des multidoses (Document collaboratif ADIPh)
  • Bonnes pratiques de préparation et d'administration des solutions buvables multidoses (OMéDIT Centre-Val de Loire)
     
• Produits thermosensibles
  • Produits de santé thermosensibles
     
• Interruptions de tâches
  • Accompagnement OMéDIT
     
• Aide à la prise (Outils ARS et OMéDIT Ile-de-France)
  • Fiche pratique : focus règlementaire + note juridique "Que dit la loi?"
  • Fiche pratique : bonnes pratiques
  • Fiche partique : surveillance
  • Parcours d'habilitation à l'aide à la prise
  • Fiche mémo "Voie cutanée"
  • Fiche mémo  "Voie oculaire"
  • Fiche mémo "Voie ORL"
     
• MEOPA 
  • Fiche réflexe administration MEOPA en ESMS (ARS et OMéDIT Ile-de-France)